Alternance - Assistant·e administratif·ve et approvisionnements

Job Introduction

Serco est un partenaire de choix pour les institutions européennes et d'autres organisations internationales.
Depuis 30 ans, nous fournissons aux organisations européennes et internationales un large éventail de services et gérons des activités dans divers domaines : contrôle aérien, aéroports, hôpitaux, centres de formation des pilotes d’hélicoptères, maintenance navale, agences internationales ou européennes (Parlement européen, Commission européenne, Agence spatiale européenne, C.E.R.N. – Centre européen de recherche nucléaire…).

L’assistant·e administratif·ve et approvisionnements travaille en interaction avec un ensemble d'interlocuteurs (CERN, techniciens de maintenance, exploitation, opérations, achats, etc.) et dans un environnement multiculturel.

Contrat à durée déterminée (CDD) avec une prise de poste en septembre 2026, pour une durée de 2 ans.

La date de clôture des candidatures est fixée au 21 juin.

Key Responsibilities

L’assistant·e administratif·ve et approvisionnements effectue les missions principales suivantes :

1. Assistant·e d’activités

• Accueil.
• Interface avec le client CERN pour l’enregistrement et la gestion des accès.
• Gestion administrative du personnel.
• Gestion des courriers internes/externes : rédaction, correction, ouverture, distribution et expédition.
• Gestion des EPI : tenue des stocks minimums et distribution aux collaborateur·rice·s selon les besoins.
• Gestion de la flotte de véhicules.

2. Approvisionneur·euse

• Gestion des besoins d’approvisionnement via le module d’achats du CERN et les outils du contrat.
• Analyse des informations techniques et commerciales avec les outils du consortium et la GMAO, en lien avec les équipes (team leaders, méthodes, magasinier·ère·s) et/ou les manager·euse·s.
• Lancement des demandes de devis pour les composants et matériels nécessaires (notamment consommables).
• Suivi des devis et relance des fournisseurs si nécessaire.
• Vérification de la cohérence des devis (référence, quantité, conditionnement, incoterms, etc.).
• Analyse des conditions de fourniture (transport, délais, import/export) et ajustement selon la politique du contrat.
• Suivi de la validation technique avec les chef·fe·s d’équipe et le/la responsable de maintenance.
• Passation et suivi des commandes, avec contrôle des accusés de réception.
• Vérification de la conformité des conditions de fourniture par rapport à la commande.
• Relance des fournisseurs en amont des livraisons pour garantir les délais.
• Suivi des réceptions pour déclencher le paiement des factures.
• Gestion des non-conformités en lien avec les interlocuteur·rice·s et les fournisseurs.
• Coordination avec la comptabilité pour assurer la conformité des paiements.
• Mise à jour, avec le magasin, des informations techniques dans la base INFOR.

Skills

Compétences requises :

• BTS Gestion PME/PMI ou assistant·e de direction avec une forte compétence en approvisionnements.
• Expérience professionnelle dans le domaine.
• Maîtrise du logiciel Infor EAM ou d’un équivalent type SAP.

Package Description

Avantages:

• Dispositif d’aide au logement.
• Prise en charge à 75 % des abonnements de transport.
• Participation aux bénéfices de l’entreprise.

Horaires:

• Du lundi au vendredi.
• Travail en journée.